생활하는데 있어 전화통화는 빈번하게 있기 마련입니다.
이와 마찬가지로 근무함에 있어 전화통화도 언제나 항상 있기 마련입니다.
여기서 위 둘의 차이는 무엇일까요?
말하지 않아도 알고 계시겠지만, 근무함에 있어 전화통화는 생활할 때보다 조금 더 일정 예절이 필요합니다.
또한, 전화통화는 대면할 수 없기에 상대방의 목소리와 전반적인 분위기만으로 상황을 파악해야 하기에 더욱 난이도가 높다고 할 수 있습니다.
이렇기에 업무 경력을 막론하고 전화통화에 긴장하거나 어려워하는 분들이 많은 것 같습니다.
이를 이 글을 통하여 행인과 함께 해결해 나아가 보고자 합니다.
▶ 전화예절 ① 소속을 밝히자
전화를 걸거나, 받았다면 자신의 소속을 밝히면서 시작하는 것이 기본입니다. 소속 기업, 부서, 이름, 직책 등 자신의 소속을 밝히면서 인사 후, 전화를 시작해야 합니다.
▶ 전화예절 ② 전화 목적을 밝히자
전화를 먼저 걸었을 때에는 자신의 소속을 밝힌 후, 전화 목적을 즉시 밝혀야 합니다. 업무 전화가 일상 전화와 가장 큰 차이점은 목적성과 신속성을 갖고 있다는 점입니다.
이에 상황에 따라 아이스 브레이킹을 진행하되, 본인 소속을 밝힌 후, 00건으로 연락을 드렸다는 것으로 전화통화를 시작하여야 공통된 주제로 신속하게 업무가 진행될 수 있습니다.
▶ 전화예절 ③ 전화 중에도 필기구는 필수!
전화 통화가 종료된 후 머리가 초기화 되었던 적이 다들 있으실 거라고 생각합니다. 일상 전화의 경우 가볍게 다시 통화하여 재확인하면 되지만, 업무 전화의 경우에는 다시 확인하는 것이 쉽지만은 않습니다. 또한, 이는 본인의 업무처리 능력에 대한 의심을 사게 할 수도 있으며, 바쁜 담당자들은 연락을 취하는 것이 쉽지 않기 때문입니다.
이에 전화 통화 중에도 필기구를 항상 옆에 두어 주요 내용은 필기를 진행하면서, 전화 통화를 진행하는 것이 정확하고 빠른 업무 처리에 도움이 될 수 있습니다.
▶ 전화예절 ④ 전화를 대신 받았다면 반드시 메모!
근무를 하다보면, 타인의 업무 전화를 대신 받는 일이 발생하곤 합니다. 이때는, 본인의 소속을 밝히기 전 "대신 받았습니다."라는 말을 전한 후 본인의 소속을 밝히는 것이 커뮤니케이션을 수월하게 만들 수 있습니다.
이후, 우리가 흔히 아는 육하원칙에 입각하여 메모를 기재한 후 담당자에게 내용을 토스한다면 가장 베스트라고 생각합니다.
추가적인 팁으로는 상대방의 말투나 분위기 등을 전반적인 전화 목적과 함께 전달한다면, 센스있는 직원으로 기억에 남게 될 것입니다.
이렇게 전화예절에 대해 설명을 드렸습니다.
전화통화는 메일과 함께 업무 중 공간을 초월할 수 있는 가장 중요한 의사소통 수단이기에, 필수불가결 하다는 특징을 갖고 있습니다. 이에, 전화예절은 나와 상대방 그리고 조직 전체에게도 중요하다고 생각하며, 위에서 말씀드린 전화예절을 잘 지킨 후 자신의 방법으로 더욱 센스있게 풀어나아간다면, 보다 더 수월한 조직생활 및 업무처리가 가능할 것이라고 생각합니다.
감사합니다.
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