행인

생활하는데 있어 전화통화는 빈번하게 있기 마련입니다. 

이와 마찬가지로 근무함에 있어 전화통화도 언제나 항상 있기 마련입니다.

여기서 위 둘의 차이는 무엇일까요?

말하지 않아도 알고 계시겠지만, 근무함에 있어 전화통화는 생활할 때보다 조금 더 일정 예절이 필요합니다.

또한, 전화통화는 대면할 수 없기에 상대방의 목소리와 전반적인 분위기만으로 상황을 파악해야 하기에 더욱 난이도가 높다고 할 수 있습니다.

이렇기에 업무 경력을 막론하고 전화통화에 긴장하거나 어려워하는 분들이 많은 것 같습니다.

이를 이 글을 통하여 행인과 함께 해결해 나아가 보고자 합니다.

▶ 전화예절 ① 소속을 밝히자

 전화를 걸거나, 받았다면 자신의 소속을 밝히면서 시작하는 것이 기본입니다. 소속 기업, 부서, 이름, 직책 등 자신의 소속을 밝히면서 인사 후, 전화를 시작해야 합니다.

▶ 전화예절 ② 전화 목적을 밝히자

 전화를 먼저 걸었을 때에는 자신의 소속을 밝힌 후, 전화 목적을 즉시 밝혀야 합니다. 업무 전화가 일상 전화와 가장 큰 차이점은 목적성과 신속성을 갖고 있다는 점입니다. 

 이에 상황에 따라 아이스 브레이킹을 진행하되, 본인 소속을 밝힌 후, 00건으로 연락을 드렸다는 것으로 전화통화를 시작하여야 공통된 주제로 신속하게 업무가 진행될 수 있습니다.

▶ 전화예절 ③ 전화 중에도 필기구는 필수!

 전화 통화가 종료된 후 머리가 초기화 되었던 적이 다들 있으실 거라고 생각합니다. 일상 전화의 경우 가볍게 다시 통화하여 재확인하면 되지만, 업무 전화의 경우에는 다시 확인하는 것이 쉽지만은 않습니다. 또한, 이는 본인의 업무처리 능력에 대한 의심을 사게 할 수도 있으며, 바쁜 담당자들은 연락을 취하는 것이 쉽지 않기 때문입니다.

 이에 전화 통화 중에도 필기구를 항상 옆에 두어 주요 내용은 필기를 진행하면서, 전화 통화를 진행하는 것이 정확하고 빠른 업무 처리에 도움이 될 수 있습니다.

▶ 전화예절 ④ 전화를 대신 받았다면 반드시 메모!

 근무를 하다보면, 타인의 업무 전화를 대신 받는 일이 발생하곤 합니다. 이때는, 본인의 소속을 밝히기 전 "대신 받았습니다."라는 말을 전한 후 본인의 소속을 밝히는 것이 커뮤니케이션을 수월하게 만들 수 있습니다.

 이후, 우리가 흔히 아는 육하원칙에 입각하여 메모를 기재한 후 담당자에게 내용을 토스한다면 가장 베스트라고 생각합니다.

 추가적인 팁으로는 상대방의 말투나 분위기 등을 전반적인 전화 목적과 함께 전달한다면, 센스있는 직원으로 기억에 남게 될 것입니다.

이렇게 전화예절에 대해 설명을 드렸습니다.

전화통화는 메일과 함께 업무 중 공간을 초월할 수 있는 가장 중요한 의사소통 수단이기에, 필수불가결 하다는 특징을 갖고 있습니다. 이에, 전화예절은 나와 상대방 그리고 조직 전체에게도 중요하다고 생각하며, 위에서 말씀드린 전화예절을 잘 지킨 후 자신의 방법으로 더욱 센스있게 풀어나아간다면, 보다 더 수월한 조직생활 및 업무처리가 가능할 것이라고 생각합니다.

감사합니다.

회사 생활을 하다보면 우리는 쉽게 "직위", "직급", "직책", "직무" 라는 단어를 접할 수 있습니다.

용어가 비슷하다보니, 단어의 혼동을 갖고 있거나 명확하게 구분이 안되는 상황이 발생하곤 합니다.

이에, 행인과 함께, 위 4개의 단어의 정의를 통하여 명확한 구분을 해보고자 합니다.

1. 직위란?

- 직위( 職位)란 직무상의 위치를 나타내는 용어이다. 회사에서 흔히 말하는 사원-주임-대리-과장-차장-부장-이사-상무-전무 등을 말합니다.

2. 직급이란?

- 직급(職級)이란 직무상의 계급을 뜻하는 용어이다. 직무의 수준에 따라 구분하며, 우리가 흔히 알고 있는 호봉 또는 연차라고도 표현합니다. (대리 1호봉, 과장 3호봉 등) 다수의 회사에서 직급과 직위를 구분하지 않고 사용하기도 합니다.

3. 직책이란?

- 직책(職責)이란 직무상의 책임을 뜻하는 용어이며, 직책은 팀원을 지휘할 수 있는 권한과 책임을 동반한 보직의 개념으로 접근할 수 있습니다. 관리에 대한 책임을 지게되며, 파트장, 팀장, 실장, 부소장, 소장, 본부장, C레벨 등이 여기에 해당됩니다. 

이는 대리이면서 팀장 발령을 받을 수 있는 것처럼 직위, 직급과는 별개로 구분됩니다.

4. 직무란?

- 직무(職務)란 회사 내 본인의 업무 상 책임을 지고 담당하여 맡은 임무를 뜻하며, 직무를 이해하기 쉽게 설명하자면 직군이란 단어를 통하여 설명할 수 있는데, 사무직군의 직무로 (인사, 총무, 회계, 재무), 연구직군에 직무로(연구개발, 생산관리) 등을 예시로 이해하기 쉽게 설명할 수 있습니다.

요약: 채용 프로세스와 면접관 태도 등이 그 기업을 비추는 거울이다.

채용 프로세스에서 면접 단계는 지원자에게 있어 기업을 파악할 수 있는 가장 중요한 단계라고 할 수 있습니다. 기존 채용공고 또는 서류전형, 필기전형 등은 간접적으로 지원한 기업과 접촉하는 단계이지만, 면접 단계는 직접적으로 지원한 기업과 접촉하는 단계이기 때문입니다.

따라서, 면접 전형에서 지원자는 오감을 통해 그 기업을 보고, 듣고, 느낄 수 있어, 그 중요도가 상당하다고 말할 수 있습니다. 또한, 지원자 입장에서 상상했던 기업의 모습과 면접장에서의 기업의 모습이 불일치한 경우도 많이 발생하여 실망하는 경우도 많습니다.

이처럼 면접 단계는 기업뿐만 아니라, 지원자에게도 기업을 판단할 수 있는 정말 중요한 자리라고 할 수 있습니다. 이에, 행인이 면접 전형에서 그 기업이 다녀도 괜찮은 기업인지 아닌지에 대한 나름대로의 평가 방법을 안내토록 하겠습니다.

▶ 첫째, 기업 건물 분위기 및 사무실 분위기를 확인하라

 첫 번째는, 지원자가 가장 먼저 확인 가능한 부분입니다. 보통 지원자는 면접을 진행하기 위해 지원 기업의 내부에서 면접을 진행하게 됩니다. 이때, 우리는 도착 후 바로 기업에 대한 전반적인 분위기를 느낄 수 있게 됩니다.

세부적으로 기업 건물의 상태, 건물 내부 사람들 및 직원들 간의 분위기, 사무실 내 업무 환경 및 커뮤니케이션 분위기 등 면접자는 많은 것을 보고, 듣고, 느낄 수 있게 됩니다. 실제로 본인이 근무하게 될 수도 있는 환경을 체험하는 기회이니, 이때, 건물 및 사무실의 분위기를 꼭 확인하여, 본인만의 평가 기준으로 기업을 평가하시길 바랍니다.

▶ 둘째, 면접장에서 지원자에 대한 설명이 잘 이루어지는지 확인하라

 두 번째는 지원자에 대한 기업의 태도 관점입니다. 보통 일반적인 기업 입장에서는 다른 많은 기업이 아닌, 자신의 기업에 지원하신 분들을 감사하게 느낍니다. 이에, 최대한 면접 참석자들에 대한 존중이 이뤄지게 됩니다. 예시로, 면접 대기실의 다과 셋팅, 면접비 지급, 면접 절차에 대한 세부 설명, 추후 일정에 대한 세부 안내 등 지원자의 입장에서 필요하거나, 궁금해 할 수 있는 부분들을 먼저 고안하여, 그에 대한 준비를 하는 것이 있습니다.

이렇게 지원자에 대한 설명과 존중이 잘 이루어지는 기업인지 지원자 입장에서 잘 확인하여 이 역시 본인만의 평가 기준으로 기업을 평가하시길 바라겠습니다.

▶ 셋째, 면접관의 면접에 대한 태도가 나쁘지 않은지 확인하라

 다음으로는 면접관의 면접 태도에 대한 부분입니다. 면접 진행 시 외부에서 면접 전문 인력을 초청하여 진행할 수도 있지만, 기업 자체적으로 면접관을 구성하여 면접을 진행하는 경우가 대부분입니다. (그리고 외부 면접관은 보통 전문가이기에 면접 태도에 대해 오점이 없으신 분들입니다.)

그래서 우리는 면접관의 면접에 대한 태도를 잘 확인하여야 합니다. 면접 진행 시 업무와 무관한 일정 기준을 넘는 질문을 하거나, 업무와 무관한 대답이 곤란한 질문을 한다거나, 질문에 대한 태도가 너무 불친절하거나 등의 태도를 지원자 입장에서도 잘 확인하여야 합니다.

이렇게 지원자 입장에서 면접장에서 기업을 평가하는 방법에 대해 설명드렸습니다. 지원자도 본인이 근무하게 될 수도 있는 기업을 파악하고 평가하는 과정이 반드시 필요하다고 합니다. 이것이 장기근속으로 이어질 수도 있고, 업무 생산성 향상에도 도움이 되어 지원자, 기업 모두에게 이로운 과정이라고 생각합니다.

면접장에 가시면 너무 긴장하는 것에, 예상질문에 답변하는 것에만 집중하지말고, 지원자입장에서 기업을 평가하는 자리라고도 생각해주시면서 면접에 임한다면, 추후 근무 여부를 떠나 최종 입사와 그 이후 과정에 대해 많은 도움이 될 것이라고 생각합니다.

감사합니다.

요약

업무와 직접적으로 관련된 서류(경력기술서, 포트폴리오, 경력증명서)는 지원할 때 제출하고 그 외 서류들은 합격 후 제출하는 것이 Best!

많은 지원자들이 회사에 지원할 때 저지르는 실수 중에 하나는 증빙서류를 전혀 제출하지 않는 것입니다. 또한, 어떤 지원자들 이력서, 자기소개서 외 타 제출서류들은 언제 제출하는 것인지 자주 고민을 하곤 합니다.

이에, 이번 포스팅에서 지원할 때 증빙서류 등 기타서류들은 언제 제출하는지에 대한 Tip을 드리고자 합니다.

1. 증빙서류 등 기타서류의 종류

입사 지원시 증빙서류 등 기타서류의 종류는 아래와 같이 정리할 수 있을 것입니다.

채용 서류 리스트

1) 경력기술서

2) 포트폴리오

3) 경력증명서

4) 취득자격증 사본

5) 최종학위 증명서

6) 주민등록등본

7) 직전회사 원천징수영수증

8) 신원보증보험 가입증명서

2. 언제 어떤 서류들을 제출해야 할까?

기업에서 입사 지원시 이력서와 자기소개서 외 필수적으로 제출해야하는 서류들은 당연히 제출을 하는게 바람직하며, 채용공고에 마땅히 제출서류에 대한 내용이 없을 때를 대비하여 아래와 같은 Tip을 공유드리겠습니다.

1) 업무와 직접적으로 관련된 서류들은 입사 지원시 함께 제출한다!

위 채용 서류 리스트에서 1)~4)까지는 업무와 직접적으로 관련된 서류로 볼 수 있습니다. 따라서 기업 지원 시 이력서와 자기소개서 외 경력기술서, 포트폴리오, 경력증명서, 취득자격증 사본 등 업무와 직접적으로 관련된 서류들을 함께 제출하면, 본인의 업무 전문성과 신뢰도를 함께 향상시켜 서류 합격률을 상승시킬 수 있게 만들어 줄 것입니다.

2) 그 외 개인정보 관련 서류, 연봉증빙 관련 서류들은 최종 합격 이후 제출한다!

또한. 채용 서류 리스트에서 5)~8)까지는 개인정보와 연봉 등 업무와 직접적으로 관련있지 않은 서류들입니다. 이러한 서류들은 최종합격 이후 기업이 요구할 경우 제출하는 것이 바람직합니다.

다만, 최종합격 이후 입사 조건에 대한 오퍼 진행시 기존 연봉 등을 확인하기 위해 직전회사 원천징수영수증 등 연봉 관련된 자료를 미리 요청할 수도 있으니, 이러한 부분은 기업 상황에 맞게 행동해 주시기 바랍니다.

3) 경력기술서, 포트폴리오는 필수 제출이 아니더라도 항상 준비하고 항상 제출하자!

끝으로, 당부드리고 싶은 부분은 경력기술서와 포트폴리오는 항상 상시 준비하는 것을 부탁드리고 싶습니다.

인사담당자로 채용을 진행하다보면 많은 지원자분들이 이력서와 자기소개서만 제출해주시는 경우가 대부분입니다. 많은 분들의 이력서와 자기소개서만 보다보면 이력서와 자기소개서 외 경력기술서, 포트폴리오 등 업무 관련 어필할 수 있는 추가 서류를 제출한 분들에게 시선이 가는 것은 사실입니다. 또한, 추가 서류를 제출한 분들은 본인의 업무 정리가 실시간으로 잘 되어 있다는 것을 뜻하며, 본인의 업무 처리능력을 해당 서류를 통하여 간접적으로 보여주는 효과를 줄 수 있습니다.

따라서, 이 포스팅을 보는 분들도 기업 지원시 이력서와 자기소개서 외 경력기술서와 포트폴리오를 잘 준비하여 함께 제출하신다면 서류전형에서 높은 합격률을 달성할 수 있을 거라 생각합니다.